اهمیت مدیریت زمان

اهمیت مدیریت زمان

بزرگان می گویند، اگر خود را ارزیابی نکنیم به فراموشی سپرده می شویم. با مدیریت بر رفتار، نیازها، نحوه زندگی خود و مدیریت زمان می توان ارزیابی درستی از روند زندگی و میزان پیشرفت واقعی در شغل خود ارائه داد. یکی از زمینه های اصلی خود مدیریتی، مدیریت زمان است که عبارت است از فرآیند استفاده بهینه از زمان که منجر به حذف فعالیتهای اتلاف کننده آن می شود.

با آنکه اهمیت عمر و چگونگی سپری شدن زمان بر هیچکس پوشیده نیست، می توان مهمترین دلایل یادگیری مدیریت زمان را به شرح زیر بیان کرد:

  • زمان به عنوان منبعی برگشت ناپذیر: زمان منبعی برگشت ناپذیر است که هر روز 86400 ثانیه به حساب عمر هر فرد واریز می شود و اگر فرد آن را برداشت نکند، از دست رفته و دیگر باز نمی گردد.
  • مدیریت زمان و وظایف مدیران: مدیران به مثابه تصمیم گیرندگان سازمان باید استاد مدیریت زمان باشند، زیرا وجود آشفتگی و نبود نظم و اتلاف وقت در مدیریت سازمان، همچون بیماری واگیردار مهلکی، به تمام بخشهای آن سرایت کرده و ریشه موفقیت در سازمان را خواهد خشکاند.
  • مدیریت زمان و روش های بهبود حساسیت به زمان: در این روش ها سعی می شود تا با نشان دادن میزان اهمیت زمان برای افراد، حساسیت آنها نسبت به زمان بیشتر شود. مثلاً فرض کنید کلاسی را برای ده مدیر تشکیل می دهیم به طوری که در هفته باید سه ساعت در آن حاضر شوند، حال چنانچه استاد این کلاس توانایی انتقال صحیح مطالب را نداشته باشد، در حقیقت 30 نفر ساعت، وقت و انرژی در یک هفته برای تشکیل این کلاس تلف شده است. بنابراین با افزایش حساسیت به زمان می توان از آن استفاده بهینه نمود.
  • مدیریت زمان و نقش های مدیران: نقش مدیران در استفاده بهینه از زمان موجب تعامل صحیح در سازمان و بیرون از آن می شود. اگر مکانیزم صحیحی در استفاده از زمان وجود نداشته باشد، موجب می شود تا اطلاعات کلیدی به موقع به مدیر نرسد و یا اطلاعات مورد نظر مدیر در زمان مقتضی به زیر دستان و یا ذینفعان خارجی سازمان انتقال پیدا نکند. نبود اطلاعات، تأخیر در انجام امور و به تعویق افتادن کارها، موجب عدم تصمیم گیری مناسب خصوصاً در لحظات سرنوشت ساز خواهد شد.
  • مدیریت زمان و استرس: وقتی کاری در زمان مقرر انجام نشود، در افراد استرس ایجاد می شود. حال هر چه این کار به تعویق افتاده، مهم تر باشد، استرس و نگرانی حاصل از آن نیز بیشتر شده و گاهی اوقات می تواند منجر به اختلال در سایر فعالیت های فرد شود.
  • مدیریت زمان، بهره وی و سود آوری: وقتی همه امور درست، صحیح و با هماهنگی لازم انجام شود، کارایی و اثر بخشی بیشتر شده و در نتیجه اتلاف و پرت زمان به حداقل رسیده و بهره وری و سود آوری نیز افزایش می یابد.

عوامل اتلاف وقت

  • من: یعنی خودمان با عدم استفاده صحیح از زمان باعث اتلاف آن می شویم.
  • دیگران: اینکه چقدر اجازه می دهیم تا دیگران وقت و بی وقت مزاحم ما شده و با پر حرفی کردن، محول نمودن کارهای خودشان به ما و یا برنامه ریزی کردن برای وقت ما، آن را تلف می کنند.
  • بحران: به حوادثی که در اثر رخداد ها و عملکردهای طبیعی و انسانی، به طور ناگهانی به وجود می آیند و مشقت و سختی را به ما تحمیل می کنند، بحران می گوییم. هر چه بحران هایی که آنها را پیش بینی نمی کنیم برای ما بیشتر رخ دهند، میزان انرژی که برای رفع آنها صرف می کنیم بیشتر خواهد بود و در نتیجه، عمرمان صرف بحران ها خواهد شد.

مهمترین عوامل رفتاری که می توان با مشاهده آنها به نبود مدیریت زمان در فردی پی برد عبارتند از:

  • بی خوابی یا کم خوابی
  • اعتیاد به کار: یعنی فرد از ابتدای صبح تا انتهای شب دائم از این طرف به آن طرف رفته و مشغول کار کردن باشد و حتی وقت برای استراحت و تفریح نیز نداشته باشد.
  • نبود وقت: اگر فردی دائماً احساس کمبود وقت می کند، قادر به هدایت زمان خود نیست و به همین دلیل نیز همیشه وقت برای انجام کارهایش کم می آورد.
  • تعهد به انجام همه امور: چنانچه فرد خود را ملزم به این بداند که باید همه کارها را انجام دهد، وقت برای همه این کارها نخواهد داشت.
  • احساس گنگی و خستگی

با به کار گرفتن عواملی که ذکر شد، فشارهای روانی و استرسی که در اثر نبود مدیریت زمان به وجود می آید کاهش خواهد یافت. در مقابل بهره وری و انضباط شخصی نیز افزایش می یابد. بدین ترتیب می توانید به هدفهایی که مد نظر دارید دست پیدا کنید.

پیشنهاد آیفوبلی: 

مدیریت مبتنی بر هدف

مدیریت استراتژیک

0
برچسب ها :

دیدگاه شما

پنج × چهار =

بدون دیدگاه