روش عملیاتی استاندارد SOP چیست؟

Procedure aziendali MOD 1 - روش عملیاتی استاندارد SOP چیست؟

فرض کنید در یک فروشگاه مواد غذایی کار می کنید و یک روز مشتری به شما مراجعه کرده و می خواهد بسته ی نان را مرجوع کند. در اغلب موارد فروشگاه ها برای انجام این کار دستورالعمل های خاص خود را دارند تا حساب ها و موجودی ها دچار مشکل نشود.

کارکرد بی قید و شرط  همان قدر نمی تواند روش مناسبی برای انجام امور باشد که سخت گیری های قانونی بازهم مشکل ساز می شود.

تعریف دستورالعمل های (روش های) عملیاتی استاندارد

دستورالعمل های (روش های) عملیاتی استاندارد Standard Operating Procedures – SOP ، دستورالعمل گام به گام نحوه انجام کارهاست. به این ترتیب تمام کارها در هر سمت شغلی براساس هر وظیفه و هر اتفاق مرحله به مرحله پیش می رود و کارکنان باید بر آن تسلط کافی داشته باشند تا بتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند. در اغلب سازمان های بزرگ این روش ها مستند سازی شده و فرآیندهای کاری در صورت لزوم براساس این مستندات بهینه سازی می شوند. روش های عملیاتی استاندارد برای سازمان هایی با دسته بندی زیر بیشترین کارایی را دارند: 

  • واحد های تولیدی / عملیاتی 
  • واحد فروش و خدمات مشتری
  • آموزش کارکنان
  • موارد قانونی
  • مالی 

ویژگی های روش های عملیاتی استاندارد

روش های عملیاتی استاندارد برای مشخص کردن نحوه انجام کارها تدوین می شوند و کارکنان براساس آن فرآیندهای کاری را دنبال می کنند. بنابراین باید :

  • تمام فرآیندهای کاری را به طور کامل از ابتدا تا انتها دنبال کند.
  • در عین جامع بودن، باید خوانا و ساده باشد.
  • در مراحل انجام کار ایمنی و موارد لازم برای انجام کار در نظر گرفته شود.
  • برای تمام موارد حتی مسائلی که به ندرت در کار رخ می دهد دستورالعمل تدوین شده باشد.

روش های عملیاتی استاندارد باید مبنای آموزش کارکنان قرار بگیرد. همچنین باید هرسال (یا براساس میزان پیشرفت و گسترش مجموعه در بازه های زمانی کوتاه تر) مورد بازبینی و به روز رسانی قرار بگیرد، تا اطمینان حاصل شود که نیازهای فعلی سازمان را به طور کامل دربر بگیرد.

چرا مجموعه ها به روش های عملیاتی استاندارد نیاز دارند؟

فرض کنید می خواهید آشپزی کنید، غذای مورد نظر خود را براساس یک روش کلی قدم به قدم درست می کنید. تقریباً می توان گفت اکثر کارهای روزمره ما براساس یک روش عملیاتی استاندارد در جریان است. پس لزوم این مهم در سازمان ها و مجموعه ها نیز به چسم می خورد. اما مستندسازی آن برای مجموعه ها امری بسیار مهم تلقی می شود. زیرا اگر فرآیندها ثبت نشده باشند، به مرور ممکن است دچار تغییراتی ناخواسته بشوند که می تواند بر کارکرد درست مجموعه تأثیر منفی داشته باشد. همچنین برای آموزش نیروهای جدید همواره دستورالعمل هایی لازم است.

برای ضرورت وجود روش های عملیاتی استاندارد می توان 5 دلیل کلی را در نظر گرفت:

  • این روش می تواند در هزینه و زمان صرفه جویی کند.

وقتی کارها براساس یک دستورالعمل کلی پیش برود دیگر لازم نیست هربار با یک روش جدید و زمان بر این کار انجام شود. از طرفی تنوع در روش انجام کارها می تواند هزینه های مجموعه را نیز بالا ببرد.

  • سازگاری کارکرد را بیشتر می کند. 

روش عملیاتی استاندارد باعث می شود که با صرف نظر از اینکه چه کسی کار را انجام می دهد، همواره به روش درست آن کار در جریان باشد. همچنین هر شخصی که قرار است کار را انجام دهد بهتر می تواند با روش انجام آن سازگاری پیدا کند.

  • ارتباطات را بهبود می بخشد.

باتوجه به یکسان بودن دستورالعمل ها، همکاران و واحد های مختلف بهتر می توانند با یکدیگر درباره کار در تعامل و ارتباط باشند. زیرا همگی می دانند که کار به چه روشی انجام می شود.

  • مسئولیت کارکنان به طور کاملاً شفاف مشخص شده و قابل بررسی است.

از آنجایی که روش انجام کارها براساس استاندارد خاص و مشخصی تعریف شده، بنابراین کارمند می داند که باید چه کارهایی را انجام دهد. از طرفی ذیگر مدیر یا سرپرست نیز می تواند به خوبی جریان انجام کارها را بررسی کند.

  • فضای محیط کار را امن می کند. 

از آنجایی که کارها براساس یک روش خاص دنبال می شود، کارکنان دغدغه ای برای اینکه آیا توانسته اند کار را به درستی انجام بدهند ندارند و با تمرکز بیشتر و بهتری کار خود را انجام می دهند. در واقع در یک حاشیه امن تمرکز خود را در کار می گذراند.

 

یکی از بزرگترین تصورهای رایج اشتباه در مورد روش های عملیاتی استاندارد این است که کسب و کارها و سازمان ها فکر می کنند با این کار یک سری قوانین سفت و سخت و غیر قابل انعطاف را در مجموعه وضع می کنند. در صورتی که تحقیقات انجام شده از طرف مدرسه کسب و کار هاروارد Harvard Business School  به این نتیجه دست یافته که داشتن دستورالعمل های عملیاتی استاندارد تقریباً امری ضروری برای کسب و کارهاست.

 

پیشنهاد آیفوبلی :

مدیریت نیروی کار یا WFM در مرکز تماس

0

دیدگاه شما

3 − 1 =

بدون دیدگاه