چگونه روش های عملیاتی استاندارد(SOP) بنویسیم؟

چگونه روش های عملیاتی استاندارد SOP بنویسیم؟

دستورالعمل های (روش های) عملیاتی استاندارد Standard Operating Procedures – SOP ، دستورالعمل گام به گام نحوه انجام کارهاست. به این ترتیب تمام کارها در هر سمت شغلی براساس هر وظیفه و هر اتفاق مرحله به مرحله پیش می رود و کارکنان باید بر آن تسلط کافی داشته باشند تا بتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند.

می دانیم که دانستن SOP می تواند در بهبود روند انجام کارها تأثیر بسزایی داشته باشد. پس لازم است این روش مستندسازی انجام شود تا بتوان از آن به خوبی استفاده کرد. بنابراین باید بدانیم که SOP باید بر چه اساسی تنظیم و نوشته شود. 

  • 5 مرحله در نوشتن SOP

در هنگام نوشتن روش علمیاتی استاندارد باید 5 مرحله ی زیر دنبال شود:

1 . تنظیم یک لیست از فرآیندهای کسب و کار

برای شروع، مدیران باید از کارکنان خود بخواهند تا وظایف خود و کارهایی که انجام می دهند به صورت یک لیست ارائه دهند. بعد از جمع آوری این لیست ها می توان موارد را باهم تطبیق داد و روی آنها تجزیه و تحلیل های لازم را انجام داد. به این ترتیب با بررسی این داده ها بهترین روش انجام کار تدوین می شود. 

2 . برنامه ریزی روند انجام کارها

در این مرحله باید تصمیم گرفت که فرمت کلی این مستند سازی بر چه اساسی باید صورت پذیرد. آیا می خواهید SOP براساس نمودار یا الگوریتم ها ثبت شود و یا قرار است به صورت یک متن و دستورالعمل نوشتاری ساده تنظیم شود. همچنین قرار است این فرآیندها در اختیار چه کسانی قرار بگیرد. آیا تمام رده های شغلی سازمان می توانند به تمام این فرآیندها دسترسی داشته باشند یا خیر؟ و در کل این دستورالعمل ها به چه صورت باید در اختیار کارمندان قرا بگیرد.

3 . صحبت کردن با کارکنان

حال که لیست دقیقی از فعالیت ها دارید و می دانید در چه قالبی باید دستورالعمل خود را تدوین کنید، زمان آن رسیده است که مواردی را به عنوان نمونه در اختیار کارکنان قرار داده و با آنها در این مورد صحبت کنید. بپرسید که آیا آنچه که ثبت شده کارا هست یا خیر؟ آیا کارکنان می توانند به خوبی روش های عملیاتی را درک کرده و به کار بگیرند؟ از طرفی دیگر نتیجه را باید با مدیران ارشد نیز چک کنید. اما مهم ترین نکته این است که کارمند بتواند بدون اتلاف زمان به راحتی دستورالعمل را متوجه شده و به کار بگیرد.

4 . تدوین SOP و بررسی روند انجام کارها

بعد از صحبت با کارمندان و بررسی های لازم می توان SOP را تنظیم کرد و در اختیار کارمندان قرار داد. از آنجایی که می توان بازهم در این روش تغییراتی اعمال کرد، پس لازم نیست چندان نگران باشید. بعد از این مورد باید شخص یا تیمی را مسئول نظارت و نگهداشت این فرآیندها قرار داد. تا هم بر اجرای آن نظارت داشته باشند و هم نقاط ضعف و قوت روش را تحلیل کرده و بر بهبود آن فعالیت کنند.

5 . تمرکز بر فرآیندها پس از تدوین و اجرا

با نوشتن SOP و پیاده سازی آن، کار تمام نشده است. اگر می خواهید این روش ها همواره متناسب با کارها و سیاست ها و اهداف شرکت پیش برود، باید رسیدگی های لازم از طرف تیم مربوط به آن صورت پذیرد. همچنین باید بدانید که قرار نیست برای سالیان طولانی کارها به همین روشی که الان ثبت شده پیش برود. براساس تغییراتی که در سیاست های کلی مجموعه و اهداف شرکت پیش می آید لازم است دستورالعمل اجرایی برخی از کارها نیز تغییر کند. همچنین گاهی برخی از کارکنان می توانند روش های بهتری را به شما پیشنهاد دهند که استقبال از این مسئله می تواند امری مثبت در مجموعه تلقی شود.

 

شروع تدوین و مستند سازی دستورالعمل های عملیاتی استاندارد شاید در ابتدا کاری سخت بنظر برسد، اما یک بار لازم است زمان و هزینه صرف شود تا یک نظم خوب برای اینکار میسر شود. به این ترتیب برای بهبود و نگهداشت فرآیندها زمان و هزینه ی بسیار کمتری صرف خواهد شد تا اینکه کارکنان براساس روش های مختلف بخواهند کارها را انجام دهند.

پیشنهاد آیفوبلی:

روش عملیاتی استاندارد SOP چیست؟

0

دیدگاه شما

12 − نه =

بدون دیدگاه