مذاکره چیست؟

مذاکره چیست؟

مذاکره شامل جریان مداوم رفت و برگشت ارتباطات به منظور رسیدن به یک تصمیم مشخص یا یک توافق است. هدف از مذاکره و گفتگو های تجاری، ایجاد و حفظ رابطه ای پایدار با طرف مقابل و انجام معاملات سودمند است. یادگیری فنون مذاکره از اهمیت بسیاری برخوردار است. که در زیر به مهمترین دلایل آن می پردازیم:

  1. کسب موفقیت در مذاکرات تجاری: از آنجا که در مذاکرات تجاری با آدم های متفاوت مواجه خواهیم شد که هر یک از آنها با استراتژی خاص خود بر سر میز مذاکره می آیند، آشنایی با فنون و مهارتهای مذاکره،  برای کسب نتیجه رضایت بخش در شرایط مختلف به ما کمک می کند.
  2. ایجاد مانع برای رقبا: توان بالای ما در مذاکرات باعث افزایش محبوبیت ما شده و افزایش محبوبیت موجب افزایش تعداد مشتریان می شود و افزایش تعداد مشتریان نیز به نوبه ی خود مانعی برای رقبای ما شده و عرصه را به آنها تنگ می نماید.
  3. کاهش هزینه ها: ایجاد رابطه ای پایدار با مشتریان و طرف های تجاری، موجب کاهش هزینه های جذب مشتریان جدید می شود.
  4. دگرگونی: در قدیم،وفاداری عامل اصلی امنیت شغلی بود. اما این فرآیند عوض شده و امروز امنیت شغلی در مهارت، تخصص و حرفه ای بودن است. پس باید حرفه ای شویم تا همیشه در عرصه رقابت باقی بمانیم.

حال که به اهمیت یادگیری فنون مذاکره پی بردیم به کیفیت یک مذاکره می پردازیم که جنبه های گوناگونی دارد که در ادامه به آن می پردازیم:

  1. کیفیت فیزیکی یا مکان برگزاری جلسه (Physical Quality ):

محیط برگزاری مذاکره باید به گونه ای باشد که هر دو طرف به راحتی بتوانند روی موضوع گفتگو تمرکز کنند و رشته افکارشان پاره نشود و در آن احساس استرس و ناامنی نداشته باشند. این مکان حتی المقدور باید محلی بی طرف باشد که در آن مسائل عمومی چون، سیستم گرمایش و سرمایش، میزان نور، سرو صدا، وجود اتاقی برای استراحت و مشورت اعضای تیم مذاکره در زمان های تنفس و… رعایت شده باشد.

  1. کیفیت فرآیند (Process Quality ):

فرآیند مذاکره از لحظه ای که به فرد مقابل سلام می کنیم، شروع شده و تا زمانی که از وی جدا می شویم نیز ادامه دارد. برای ارتقای کیفیت گفتگوی یک مدیر با طرف های تجاری خود، قبل از مذاکره، اهداف و منافع طرف مقابل را فهرست بندی کرده و برای آنها برنامه ریزی کنید و راه حل های احتمالی که حریف پیشنهاد می کند را حدس زده و در مورد نحوه پاسخ به آنها تصمیم گیری نمایید. برای مذاکره پلن داشته باشید که از کجا شروع می کنید و به چه نتیجه ای می خواهید برسید. هنگام روبرو شدن با طرف مقابل ضمن دست دادن، نام وی را نیز به زبان آورید. اگر برای اولین بار است که این فرد را می بینید، فاصله مناسب را با وی رعایت کنید تا احساس ناامنی و تهاجم به او دست ندهد. با گشاده رویی و ابراز صداقت برخورد کنید تا با شما همراه شود. در طول مذاکره خودتان را جای فرد مقابل بگذارید تا بتوانید بفهمید که وی از هر پیشنهاد یا انتقادی چه منافعی را دنبال می کند. توافقات انجام شده در حین جلسه را مکتوب کنید تا بعداً مشکلی پیش نیاید. پس از مذاکره نتایج بدست آمده را پیگیری کنید و تماس ها و نامه نگاری های لازم را انجام دهید.

  1. کیفیت شرکت یا سازمان (Corporate Quality ):

کیفیت سازمان بستگی به ذهنیت فرد مقابل دارد که این تصویر ذهنی را می توان به سه دسته تقسیم کرد:

  1. غیر واقعی – ارزیابی مثبت: در این حالت فرد مقابل، شرکت شما را بزرگتر از چیزی که هست، ارزیابی می کند. بنابراین فکر می کند شما با قدرت زیاد، اعتبار بالا و روابط قوی در بازار هستید و در نتیجه فرد با احتیاط بیشتری در گفتگو ظاهر می شود.
  2. غیر واقعی – ارزیابی منفی: ممکن است ارزیابی فرد به گونه ای باشد که قدرت، سهم شما از بازار و توان رقابتی و چانه زنی شما را در بازار کمتر از حد واقعی آن ارزیابی کند. بنابراین ممکن است در مذاکرات تصمیم بگیرد که از موضع بالاتر و سلطه گرانه گفتگو را آغاز کند. برای جلوگیری از ارزیابی منفی و غیر واقعی باید قبل از حاضر شدن بر سر میز مذاکره، فرد مقابل خود و سازمان او را مورد مطالعه قرار داده و اطلاعات لازم را بدست آورید تا بتوانید به موضع مناسب تری اتخاذ کنید. در مذاکرات تجاری، آمار و ارقام مربوط به سهم بازار خود، تولید خود و یا آماری که بتواند برتری های سازمان شما را در بازار به خوبی نشان دهد و امتیاز مثبتی برای شما محسوب شود با خود به جلسه ببرید تا اگر با برخورد سلطه گرانه ی آنها مواجه شدید، بهترینِ خود را به نمایش بگذارید.
  3. واقعی – دو پهلو: چنانچه طرف مقابل، شما را با همان قدرتی که در بازار دارید و به نحو درستی ارزیابی کند، برداشت او برداشتی واقعی از کیفیت شرکت شما خواهد بود.

چنانچه کیفیت نتیجه ی مذاکره، برد – برد باشد، نتیجه ی نهایی برای طرفین حداکثر استفاده و بهره از منابع موجود و امکانات خواهد بود. (برای مطالعه بیشتر درباره مذاکره برد – برد می توانید این مقاله با همین نام در سایت مراجعه کنید)

 

 

0

دیدگاه شما

6 + یک =

بدون دیدگاه