۸ راه برای خوشامدگویی به کارمند جدیدی که به تیمتان ملحق شده

welcome new employee - 8 راه برای خوشامدگویی به کارمند جدیدی که به تیمتان ملحق شده

تبریک میگم! شما موفق به استخدام نیروی مناسب برای تیمتان (یا مجموعه) شدید. امیدوارم عضو جدید بتواند در کنار تیم از پس وظایفش بربیاید. اما به عنوان یک مدیر قبل از شروع نخستین روز کاری نیروی جدید، چند نکته و کار وجود دارد که بهتر است انجام دهید.

1. دستورالعمل کاری در اختیار او قرار دهید.

شاید این مهم­ترین کاری باشد که وقتی یک نیروی جدید به تیم یا مجموعه اضافه می­ شود، باید انجام بگیرد. در این دستورالعمل ­ها معمولاً موارد زیر قرار می گیرد:

– اهدافی که انتظار دارید در 30 تا نهایت 90 روز اول کاری تحقق پیدا کند.

– طرح کلی از وظایفی که انتظار دارید که او بتواند از پس آنها بربیاید و به مرور در وظایف کاری اون گنجانده شود.

– تمامی موارد مورد نیاز او برای انجام کارها مثل: دسترسی به اکانت­هایی که لازم است، لینک­ها، تقویم کاری شرکت و…

– تمام جلساتی که انتظار دارید در همان هفته اول شرکت کرده و بتواند کارهای خود را پرزنت کند.

– اسامی و اطلاعات لازم از کارمندان و هم تیمی هایی که قرار است او با آنها کار کند.

در حقیقت هرچه محتوای این دستورالعمل کامل­ تر باشد، به بیشتر سوالات نیروی جدید خود که به مرور از شما خواهد پرسید، پاسخ داده ­اید. در بسیاری از موارد حتی بهتر است همکارانی که مستقیماً قرار است با او کار کنند، اطلاعات پروژه و یا سایر موارد مورد نیاز را در اختیار او قرار دهند. اینکار باعث می­ شود که سایر نیروهای شما احساس کنند که در آموزش هم ­تیمی جدید خود نقش دارند.

2. سوالات اولیه خود را کاهش دهید.

ذهن شما قطعاً پر از سوالات و ایده ­ها و فرصت­ های مختلف برای کارمند جدید بوده و ممکن است احساس کنید که بهتراست جلوی ذهن خود را گرفته و این سوالات را درون خود نگه دارید.

به جای اینکار بهتر است هرآنچه که به ذهنتان می ­رسد را مکتوب کرده و مجدد آن ها را مرور کنید. با اینکار متوجه می­ شوید که اصلاً خیلی از سوالات نیازی به مطرح شدن ندارد. بنابراین نوشتن آنچه که در ذهن شماست باعث جلوگیری از پرسیدن سوالات اضافه و تمرکز بیشتر هم شما و هم کارمند جدید بر اجرای وظایف خود می­ شود.

3. ایمیل خوش آمدگویی و معرفی بزنید.

بهترین و کارآزموده ­ترین مدیران این کار را انجام می­ دهند! اما چرا؟! کارمند شما احتمالاً خیلی خشک و رسمی از یک واحد رسمی ابلاغ خود را جهت همکاری دریافت کرده است. حال این وظیفه ­ی شماست که به او روحیه و انرژی دهید تا با انگیزه ­ی بیشتری بتواند با محیط ارتباط برقرار کند.

ارسال ایمیل پیش از ورود او، نشان می­ دهد که شما از پیوستن او به تیم خوشحال هستید و همچنین به او برای اولین روز کاری خود انگیزه و هیجان بیشتری می­ دهید. درواقع این ایمیل – درصورتی که منابع انسانی شرکت شما فراموش کرده باشد موارد لازم را ذکر کند – به نوعی شامل یادآوری برای زمان حضور او، ارسال مجدد آدرس، بحث و یادآوری فرهنگ و پوشش مناسب شرکت، درخواست ارائه مدارک مورد نیاز و حتی ارائه یک برنامه کلی برای روز اول کار می­ شود.

با این وجود سعی کنید خود را جای او قرار داده و شرایطی را فراهم کنید که در روز اول کاری خود احساس راحتی کند.

4. فضا و میزکاری او را آماده کنید.

پیش از حضور نیروی جدید میز و سیستم مورد نیاز او را فراهم کنید. در این رابطه ممکن است به همکاری واحد IT نیز احتیاج داشته باشید. پس به جای اینکه ساعت­ ها از وقتتان در روز اول کاری نیروی جدید صرف نحوه آموزش استفاده از سیستم کنید، از پیش با واحد IT هماهنگی های لازم را نخست برای آماده­ سازی سیستم و سپس در روز اول کاری آموزش­ هایی که احیاناً لازم است، انجام دهید.

برخی از موارد عمومی مورد نیاز برای هر کارمند:

  • کامپیوتر مناسب که تمامی نرم ­افزارهای مورد نیاز روی آن نصب شده باشد.
  • فعال­ سازی تمام اکانتهای مورد مصرف در شرکت مثل ایمیل، اکانت اتوماسیون و …
  • میزکار و صندلی مناسب
  • سایر تجهیزاتی که نیروی شما برای انجام وظایف نیاز دارد

5. اسناد و مدارکی که برای کار به آن نیاز دارد را در اختیارش قرار دهید.

تاکنون شما دو محتوا در اختیار نیروی جدید خود قرار داده ­اید. اولی ایمیل خوش آمدگویی است و دومی دستورالعمل­ ها و اهداف 30 تا 90 روزه­ ی ابتدای کار. بهتر است در یک ایمیل جداگانه اسناد و مدارکی که نیروی جدید جهت انجام کارها نیاز دارد بسته به سمت شغلی و میزان دسترسی او به آنها در اختیارش قرار دهید و یا فایل­ های مربوطه را با او به اشتراک بگذارید.

با این کار درواقع به نیروی جدید اهمیت انجام کارها را نشان داده­ اید. حال او می­ داند که باید این موارد را بررسی کند، همچنین از سطح انتظارات شما نیز باخبر می­ شود. در نهایت از به روز بودن مواردی که می­ خواهید ارسال کنید مطمئن شوید.

6. یک نفر را به عنوان منتور نیروی جدید انتخاب کنید.

امروزه در فرهنگ بسیاری از شرکتهای به روز و موفق برای کارمند تازه وارد به مدت یک هفته شخصی را به عنوان منتور تعیین می­ کنند تا علاوه بر راهنمایی­ های کاری و آموزش حین انجام کارها، نیروی جدید را با فرهنگ شرکت نیز آشنا سازد.

این کار به نیروی تازه وارد کمک می­ کند تا راحت­تر با محیط جدید و سایر کارمندان آشنا شده و احساس بهتری در اولین روزهای کاری خود داشته باشد. این تجربه ­ی خوب زمانی برای نیروی جدید بدست می­ آید که شما فرد مناسبی را به عنوان منتور او انتخاب کرده باشید. باتوجه به جلسات مصاحبه و آزمون ها و بررسی رزومه نیروی جدید، شما یک چشم­ انداز کلی از روحیات او خواهید داشت. بنابراین می توانید منتوری مناسب انتخاب کنید.

7. زمان­ بندی تقویم کاری خود را مشخص کنید.

همانطور که نیروی جدید برای انجام وظایف خود آماده می­ شود، شما هم باید آمادگی پاسخ به سوالات و نیازهای او را داشته باشید. این کار روزانه زمان زیادی از تایم کاری شما را می­ گیرد. علاوه برآن شما وظایف خاص خود را دارید که باید به موقع به اتمام برسند. بنابراین بهتر است در هفته­ ی اول، روزانه زمان مشخصی را برای صحبت مستقیم با نیروی جدید اختصاص دهید.

با این کار هم زمان خود را نظم داده ­اید و هم شخصاً و مستقیماً شاهد پیشرفت کارها توسط نیروی جدید خواهید بود. در مواقعی که نیاز به رزرو اتاق کنفرانس باشد، این برنامه­ ریزی به شما کمک خواهد کرد که راحت ­تر از این فضا استفاده کنید.

8. برنامه­ ریزی زمان ناهار، استراحت و …

شاید برنامه­ ریزی برای زمان ناهار و … در نگاه اول چندان خوشایند بنظر نرسد، اما برای داشتن تیمی منظم بهتر است برنامه­ های قابل انعطاف تنظیم کنید. در برخی مشاغل مانند مراکز ارتباط با مشتری نیاز به این برنامه­ ریزی بیشتر دیده می­ شود.

با این زمان بندی، نیروها می ­توانند زمانی از روز را باهم بگذرانند و نیروی جدید نیز با قرار گرفتن در این شرایط می­ تواند ارتباط بهتری با محیط برقرار کند. همچنین در صورتی که در کارکرد شرکت شما این امکان وجود داشته باشد که اعضای تیم همه باهم زمان ناهار خود را سپری کنند، در یکی از روزهای آغازین کارمند جدید می­ توانید این برنامه را نیز درنظر داشته باشید.

به این ترتیب 8 مورد کاربردی و مهمی که در بدو ورود نیروی جدید به مجموعه باید درنظر گرفته شود را با شما مرور کردیم! برحسب نوع کسب و کار خود می­ توانید همه یا چندتا از موارد بالا را عملی کنید.

 

پیشنهاد آیفوبلی : 

می خواهید تیم فروش را گسترش دهید؟ ۶ راهکار برای آن داریم!

چگونه به ۲۴ سوال رایج در مصاحبه ها پاسخ دهیم – قسمت اول

چگونه به ۲۴ سوال رایج در مصاحبه ها پاسخ دهیم – قسمت دوم

 

0

دیدگاه شما

یک × 2 =

بدون دیدگاه