۵ گام برای ارائه بازخورد موثر

5 گام برای ارائه بازخورد موثر

ارائه بازخورد به اعضای تیم یا همکارانتان و همچنین دریافت بازخورد از آنها نسبت به کار خود، می تواند برای بهبود عملکرد امری موثر باشد. اما برخی از افراد با شنیدن این جمله ” می توانم به شما کمی فیدبک (بازخورد) بدهم؟” دچار ترس و نگرانی شده و اولین برداشت آنها این خواهد بود: “می توانم شما را به شدت به چالش کشیده و نقد کنم؟”. اگر بخواهیم دقیق تر بگوییم این افراد بدترین برداشت ممکن را از جمله ی ساده شما خواهند داشت. بنابراین لازم است فرهنگ شنیدن بازخورد و همچنین ارائه بازخورد بین اعضای مجموعه به خوبی مطرح شده و جا بیفتد.

در ارائه بازخورد هیچ شک و تردیدی وجود ندارد و صاحبان کسب و کار باید علاوه بر حمایت این مسئله ارائه بازخورد به شیوه مثبت را نیز مدیریت کنند. دراین مقاله باهم نکته ای که در مسیر ارائه بازخورد موثر و مثبت می تواند مفید باشد را بررسی می کنیم:

1 . ایجاد جو سالم و احساس امنیت 

طبق تحقیقات انجام شده توسط Kevin Ochsner دانش آموخته ی رشته علوم عصبی Neuroscience از دانشگاه کلمبیا که در نشست NeuroLeadership در بوستون مطرح شد، تنها 30% افرادی که به آنها بازخورد داده می شود، در این حالت احساس راحتی دارند و بقیه افراد زمانی که به آنها بازخورد ارائه می شود احساس خوبی ندارند. همین مسئله خود می تواند کارکرد مثبت ارائه بازخورد را دچار اختلال کند.

در درجه اول اگر در جایگاه مدیر هستید، باید بدانید که لازم است در عین حال که جایگاه و احترام خود را در تیم تثبیت می کنید، باید با آنها ارتباط برقرار کرده و جوی سالم ایجاد کنید. تا کارمندان در عین رعایت خط مشی ها بتوانند احساس امنیت داشته باشند و خصوصاً زمانی که می خواهند بازخوردی را ارائه دهند. از طرفی دیگر بازهم برای اینکه کارمند در عین ارائه بازخورد احساس خوبی داشته باشد، باید بداند و احساس کند که اینکار برای بهبود عملکرد اوست و قرار نیست مشکل ساز شود. 

ارزیابی عملکرد می تواند یکی از ابزارهای مهم در ارائه بازخورد باشد. مدیر با استفاده از آن می تواند به کارمند خود بازخورد دهد و از او بخواهد تا تمرکز خود را بر نقاطی که بیشتر نیاز به کار دارد بگذارد و مهارت های خود را ارتقاء دهد.

2 . مثبت بودن 

در هنگام ارائه بازخورد تنها تمرکز بر نکات منفی می تواند باعث دلسردی و ناراحتی کارمند شود. برای اینکه روند جلسه ارائه فیدبک بهتر پیش برود می توان نکات مثبت را نیز دخیل کرد. به این ترتیب براساس مطالعات Neuroscience وقتی شما نکات مثبت شخص را بیان می کنید، مغز او تحریک شده و گیرنده های آن مسیر جدیدی را برای دریافت اطلاعات باز می کند. در واقع شنیدن بازخورد مثبت مرکز پاداش مغز را تحریک می کند. به این ترتیب حالا می توانید نکات منفی را نیز بیان کنید.

3 . خاص بودن بازخوردها

نحوه بیان و جملات می تواند تأثیر بازخورد را به راحتی افزایش یا کاهش دهد. فرض کنید یکی از اعضای تیم پروژه ی خود را در قالب یک فایل اکسل به شما تحویل داده که این فایل با استفاده از فرمول نویسی های بهتری می توانست اطلاعات لازم را خلاصه تر و گویاتر مطرح کند. حال می خواهید به او بگویید که کارش می توانست بهتر انجام شود:

  • فایل خود را خیلی طولانی و حوصله سر بر درست کرده اید.
  • من فکر می کنم با تغییر در چند فرمول می توان فایل را ساده تر کرد.

هردوی این جملات می تواند نوعی بازخورد باشد. اما در جمله ی دوم، بازخورد موثر و سازنده است زیرا ادبیات بیان آن بهتر و به جزییات مسئله بیشتر پرداخته شده است. به این ترتیب فرد با شنیدن جمله ی دوم بهتر متوجه منظور شما خواهد شد.

4 . اقدام به موقع و بلافاصله

بازخوردها باید به موقع به فرد یا گروه منتقل شود. بهتر است در همان زمانی که مورد مطرح شده بازخورد نیز ارائه شود. ارزیابی عملکرد در بازه های زمانی مختلف می تواند در ارائه بازخورد نظم خوبی ایجاد کند.

5 . برخورد صحیح و شفاف بودن

در مجموعه همه اعضا باید بدانند که بازخوردها برای بهبود ارائه می شود و باید به آنها توجه کرد. مثلاً اگر مدیر واحد فروش درباره نحوه فروش محصولات به تیم بازخوردهای لازم را ارائه می کند، اعضای تیم باید بر همین اساس فعالیت های خود را پیش بگیرند. سیستم دریافت پاداش و پرداخت نیز باید به همین روال صورت بگیرد.

پیشنهاد آیفوبلی:

ویژگی های بازخورد موثر در سازمان

به عنوان یک مربی یا Coach به کارکنان خود بازخورد Feedback دهید.

0

دیدگاه شما

7 + 5 =

بدون دیدگاه