ویژگی های بازخورد موثر در سازمان

ویژگی های بازخورد موثر در سازمان

ارائه بازخورد در یک تیم یا مجموعه مثل یک شمشیر دو لبه است. همان قدر که ارائه صحیح و مناسب بازخورد می تواند برای یک مجموعه مفید و موثر باشد، ارائه نادرست و یا نابه جای آن می تواند در مجموعه مشکل ساز شده و به بدنه ی سازمان آسیب برساند. به این ترتیب لازم است بدانیم بازخورد موثر چیست و باید چه ویژگی هایی داشته باشد. 

تعریف کلی بازخورد موثر 

به طور کلی بازخورد موثر را می توان کاشف و بیان کننده ی نقاط ضعف و قوت مجموعه دانست. هنگامی که یک برنامه یا فرآیندی در مجموعه انجام می شود، سیستم های ارزیابی عملکرد و شاخص های کلیدی عملکرد، کارایی آن را سنجیده و گزارش هایی به مدیر ارائه می کنند. مدیر براساس این گزارش ها و تحلیل های خود و شناختی که از نیروی خود دارد می تواند به آن نسبت به کاری که انجام شده بازخورد دهد.

ویژگی های کلی بازخورد موثر

یک بازخورد را زمانی می توان موثر دانست که :

  • دارای محتوای خاص و موثر باشد.

فرض کنید یکی از اعضای تیمتان برای جلسه ی خود با مسئولین یک شرکت دیگر برای فروش محصولاتتان ارائه ای آماده کرده و پیش از جلسه اصلی آن را به تیم ارائه کرده است. پس از اتمام آن ارائه، بیان نقطه نظرات مناسب می تواند بهترین بازخورد به او باشد. یعنی به جای اینکه در حالت عمومی بگویید مثلاً ارائه شما طولانی بود، با جزییات دقیق تری و بیان خاص تر مثلاً بگویید: “من تا اسلاید 25 ارائه را دنبال می کردم”. بنابراین نحوه بیان و اینکه دقیقاً نقطه نظر جوری بیان شود که برای فرد قابل تأمل و بررسی باشد می تواند یک بازخورد موثر محسوب شود.

  • در زمان مناسب به فرد یا تیم ارائه شود.

در تیم ها و مجموعه هایی که فرهنگ بازخورد به خوبی جا افتاده است، افراد در اولین فرصتی که بتوانند بازخورد خود را بیان می کنند و از اینکه درباره آن صحبت کنند، هراسی ندارند. زیرا اعضای تیم همگی با این فرهنگ آشنا هستند. اما در مجموعه هایی که هنوز این فرهنگ چندان جا نیفتاده باید در زمان مناسب این بازخورد ها ارائه شود.

  • در عین رعایت احترام و شرایط صادقانه و شفاف مطرح شود.

بیان نقطه نظرات و ارائه بازخورد قرار است به فرد کمک کند تا عملکرد خود را بهبود بخشد. بنابراین باید در عین حال که محترمانه بیان می شود، کاملاً شفاف و صادقانه مطرح شود. تا مخاطب بتواند نقطه ضعف های خود را تقویت کند.

  • بازخورد ارائه شده باید مورد پیگیری قرار بگیرد.

اگر موردی که مطرح کرده اید، مهم است و می تواند بر سایر موارد نیز تأثیرگذار باشد، باید آن را پیگیری کنید. اگر مدیر هستید و به کارمند خود بازخوردی داده اید، حتماً باید پیگیر آن باشید تا در گروه این مسئله جا بیفتد که ارائه بازخوردها تنها جنبه ی مطرح شدن نداشته و باید نقاط ضعف برطرف شود.

  • ارائه بازخورد موثر مثل یک سخنرانی است.

همان طور که یک سخنران برای تأثیرگذاری بیشتر موضوع خود بر مخاطبان سعی می کند پیش از جلسه مخاطبان خود را آنالیز و بررسی کند، در ارائه بازخورد نیز باید همین روند طی شود. شما باید مخاطب را بشناسید و سعی کنید متناسب با او بازخورد خود را مطرح کنید. برای تمام افراد تیم، ارائه بازخورد یکسان نیست. اگر می خواهید به کسی فیدبک بدهید، لازم است با روحیات او آشنایی داشته باشید، تا بتوانید به بهترین نحو بازخورد خود را به او ارائه دهید.

اهمیت بازخورد موثر 

هرچه مدیران یک مجموعه بتوانند بر ارائه و دریافت بازخورد موثر و جا انداختن این فرهنگ در مجموعه خود فعالیت کنند، می توانند مسیر رسیدن به اهداف و موفقیت را برای خود هموارتر کنند. زیرا در سلسله جلسات ارائه بازخورد و پیگیری های آن به خوبی می توان تیم را راهنمایی و هدایت کرد. همچنین ارتباط مدیر با اعضای تیم در صورتی که ارائه بازخوردها به درستی انجام شود، می تواند بهتر پیش برود. از طرفی اگر فردی ناسازگار در تیم وجود داشته باشد، به راحتی از سایرین متمایز شده و می توان برای او تصمیمات لازم را اتخاذ کرد.

مدیر موفق در ارائه بازخوردهای خود مثل یه کوچ Coach عمل می کند. او با طرح سوالاتی می تواند مکالمه را شکل داده و از پاسخ های خود فرد و اضافه کردن نقطه نظرات او را راهنمایی کند. برای آشنایی بیشتر با روش های بازخورد موثر و کوچینگ می توانید از طریق صفحه ی مشاوره در سایت با ما در ارتباط باشید.

پیشنهاد آیفوبلی:

به عنوان یک مربی یا Coach به کارکنان خود بازخورد Feedback دهید.

۵ گام برای ارائه بازخورد موثر

0

دیدگاه شما

سه × 2 =

بدون دیدگاه